Microsoft の Access で作るか Excel で作るか迷うことが多い。
そこで、以下のように整理してみた。
ただし、k の限りある知識と経験に基づいたものである。
※各文末の（）内は機能等の名前
Access の方がよい場合
- クエリを用いる際、元データ（テーブル）上だけではなく結果（ビュー）上でもデータの変更作業を行いたい。
- 入力しやすいフォームを設けたい（フォーム）
- 特定のレコードをきれいに複製して再利用したい（フォーム、マクロ）
- レコードごとに単票を出したい（レポート）
- 見やすい帳票形式を出したい（レポート）
- 明細を含みたい
- レコードごとに画像を埋め込みたい
- レコードごとにファイルを貼付したい
- レコードごとに1つのセルの中に長文を入力したい
Excel の方がよい場合
- 比較的シンプルなリストを作る
- 色々なグラフを出したい（ピボットグラフ）
- 集計したい（ピボットテーブルや Power Query）
- 文字列や表の整形作業が多い（Power Query）
- ウェブから情報を自動的に引っ張りたい（Power Query）
- 高度な関数を使いたい
- レコードごとに単票を出したいが、その単票のフォーマットが Excel シートでなくてはならない。
- 自由なレイアウトの図形や文章を盛り込みたい（図形、テキストボックス、セルなど）
- ウェブのOneDrive上でそのまま使いたい
- 管理の引き継ぎや共同管理をするとき、できるだけスムーズに行いたい。
Excelの方が慣れている人が多いので。
備考
- RDBを使いたい場合はどっちにするか？
今の Excel には Power Query があるので、Excel でもRDBが使いやすくなった。むしろ、Access 以上に使いやすい部分もある。なので、単にRDBだからというだけで Access にする理由は薄くなってきた。 - Access と Excel を組み合わせたほうが良い場合もある。
その場合は、Access をベースにして、必要に応じてExcelからそれを読み込むとよさそう。 - Access も Excel も、互いにかぶっている機能が多い。
ただし、それぞれ高機能なのか低機能なのか、使いやすいのか使いにくいのか、という違いがある。よって、一部は低機能・使いにくい機能でもかまわない場合には、片方に寄せるということもありうる。
